Pengertian Surat Dinas, Fungsi, Jenis dan Macam Serta Contoh Surat Dinas

Posted on

Pengertian Surat Dinas, Fungsi, Jenis dan Macam, Ciri-Ciri, Syarat ¬†Serta Contoh Surat Dinas –¬†Surat Dinas ialah surat resmi yang dibuat oleh sebuah lembaga atau instansi dengan tujuan untuk keperluan kedinasan. Dengan kata lain Surat dinas merupakan surat yang berisikan tentang permasalahan kedinasan yang umumnya dibuat oleh suatu lembaga atau instansi.

Isi surat dinas ditujukan untuk keperluan kedinasan baik itu pemerintah ataupun swasta. Isi surat dinas tersebut umumnya berisi tentang urusan seperti pengumuman, pemberian izin dan lain sebagainya.

Jika ada surat yang dikirim dari satu pihak kepihak lain yang isiny berhubungan denga kepentingan tugas atau kegiatan dinas suatu lembaga atau instansi maka surat tersebut disebut dengan surat resmi. Mengapa surat dinas disebut Surat resmi karena penulisan surat dinas ditulis dengan format dan memakai bahasa yang resmi.

Kegunaan atau Fungsi Surat Dinas

Ada beberapa fungsi dari surat dinas diantaranya:

  • Sebagai alat pengikat, karena surat ini dapat dijadikan arsip bagi instansi
  • Sebagai pedoman pekerjaan
  • Sebagai alat bukti
  • Sebagai bukti perkembangan suatu lembaga atau instansi
  • Dan lain sebagainya.

Macam atau Jenis Surat Dinas

Terdapat 10 macam jenis surat dinas diantaranya:

Surat pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah jenis surat dinas yang isinya mengenai pemberitahuan yang ditujukan pada semua anggota lingkungan kerja agar mereka mengetahui suatu hal atau informasi tertentu terkait apa yang perlu diketahui.

Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat dinas yang berisi tentang pelimpahan kekuasaan dari pejabat kepada pejabat lain yang dapat dipercaya untuk bertindak mewakili orang yang memberikan kuasa tersebut karena orang yang memberikan kuasa tidak dapat melakukan sendiri.

Surat Undangan
Surat undangan adalah surat dinas yang berisi tentang pemberitahuan yang bersifat mengharap kehadiran seseorang atau kelompok agar berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan waktu tertentu.

Surat Memo atau Nota Dinas
Surat Memo atau Nota Dinas adalah jenis surat dinas khusus yang digunakan secara intern dalam suatu lembaga atau instansi yang dilaksanakan oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat.

Surat Keterangan
Surat Keterangan adalah surat dinas yang digunakan untuk menerangkan tentang aktivitas seseorang atau suatu hal tertentu.

Surat Pengantar
Surat Pengantar adalah jenis surat dinas yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu dengan tujuan agar orang yag menerima mengetahui tujuan sesuatu yang diterimanya.

Surat Edaran
Surat Edaran adalah jenis surat yang isinya ditujukan sebagai bentuk pemberitahuan tentang suatu yang ditujukan pada beberapa orang atau banyak pihak.

Surat Instruksi
Surat instruksi adalah surat yang berisi perintah dan petunjuk yang dibuat berdasarkan pada peraturan dan kebijakan pimpinan.

Surat Tugas
Surat tugas adalah jenis surat dinas yang datang dari pihak yang memiliki posisi lebih tinggi kepada seseorang atau kelompok bawahannya untuk melaksanakan tugas tertentu.

Surat Perintah
Surat perintah adalah jenis surat dinas yang dikeluarkan suatu instansi yang berada pada posisi yang lebih tinggi ke instansi yang lebih rendah agar instansi tersebut dapat melakukan dan tidak melakukan sesuatu sebagaiman yang telah dijelaskan dalam surat tersebut.

Syarat Surat Dinas

Berikut adalah syarat-syarat dalam penulisan surat dinas:

  • Format penulisan harus teratur sesuai dengan format surat dinas.
  • Isinya harus langsung pada inti yang akan disampaikan atau dengan kata lain tidak terlalu panjang.
  • Bahasa yang digunakan yaitu bahasa resmi, sopan dan mudah dimengerti penerima surat.
  • Harus menggambarkan citra dari lembaga atau instansi yang membuat surat.

Ciri-Ciri Surat Dinas

Adapun ciri-ciri dari surat dinas, antara lain:

  • Ada kop surat dan nama lembaga dan instansi.
  • Ada nomer surat dan juga lampiran.
  • Ada salam pembuka dan salam penutup.
  • Menggunakan bahasa yang resmi.
  • Ada stempel lembaga atau instansi pada surat.

Bagian-Bagian Surat Dinas

Berikut adalah bagian-bagian surat dinas, diantaranya:
1. Kop Surat atau Kepala Surat
Bagian ini berasa paling atas pada surat resmi. Dalam kop surat terdapat logo, nama dan alamat lembaga atau instansi. Nama tersebut mengacu pada induk organisasi serya pada kop surat terdapat ciri khas organisasi tersebut.

2. Tanggal Surat
Pada bagian tanggal surat terdiri atas nama tempat dan tanggal dimana surat tersebut dibuat.

3. Nomor
Pada bagian nomor terdiri atas kode, nomer surat yang dikeluarkan., identitas lembaga atau instansi serta tahun pembuatan surat.

4. Lampiran
Lampiran adalah lembaran tambahan yang akan disampaikan dapat berupa lembaran kertas atau dokumen lain. Apabila tidak ada biasanya diisi tanda strip.

5. Perihal atau Hal
Bagian ini berisi tentang isi pokok surat dinas, seperi ditujukan untuk siapa dan untuk apa surat tersebut.

6. Alamat
Ada 2 macam penulisan alamat pada surat dinas, ada yang untuk perorangan dan ada yang untuk lembaga atau instansi lain. Apabila surat rahasia kata kepada tidak perlu dipakai karena telah ditulis di amplop. Apabila surat dinas terbuka maka menggunakan kepada lalu langsung menggunakan nama instansi atau lembaganya. Namun apabila ditunjukan untuk banyak orang harus menggunakan kata bapak, ibu atau yang lainnya dan kata Yth digunakan apabila ditujukan kepada orang atau suatu jabatan.

7. Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan untuk menunjukan rasa hormat atau sopan santun.

8. Isi Surat
Pada bagian ini haruslah sesuai dengan perihal yang ingin disampaikan.

9. Salam Penutup
Surat penutup digunakan untuk menunjukan akhir isi surat.

10. Nama
Bagian ini berisi tentang nama lengkap pengirim surat.

11. Tembusan
Tembusan yaitu pihak yang mendapatkan tebusan atau salinan surat selain yang dialamatkan. Tebusan ini boleh digunakan atau tidak bergantung pada surat tersebut membutuhkan tebusan atau tidak.

12. Inisial
Biasanya inisial ditempatkan pada bagian kiri bawah tebuisan surat (jika ada).

Contoh Surat Dinas

Berikut ini adalah contoh surat dinas :

Demikian penjelasan yang bisa kami sampaikan tentang”Pengertian Surat Dinas, Fungsi, Jenis dan Macam Serta Contoh Surat Dinas“, semoga postingan ini bermanfaat bagi pembaca . Sampai jumpa pada postingan selanjutnya.